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TAX&ACCOUNTING MALLバックオフィス業務経費精算システムおすすめ5選!導入前のチェックポイント
2021.10.27 / 更新日:2021.10.27

経費精算システムおすすめ5選!導入前のチェックポイント

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経費精算は、ビジネス上必須の業務です。

しかし、領収書チェック、他部署と経理部門とのやり取りには、時間や手間がかかってしまいます。
特に、経費精算量が増えると、ミスも増加しがちです。

以上のような事態に、頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。

この記事では、経費精算に関することのなかから

  • 経費精算の負担点
  • システム化のメリット
  • 導入前に確認しておくべきチェックポイント
  • おすすめのシステム5選

について、解説します。

会社のスタイルに適した経費精算システムを導入することで、日常業務の負担が減少し、生産性の向上に繋がるでしょう。

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1、経費精算システムについて知る前に~そもそも経費精算とは?

多くの会社では、日常的に経費精算が行われています。
本章では、経費精算の定義と、どのような理由で負担になるのかを解説します。

(1)経費精算の定義

経費精算とは、従業員が会社の業務上必要である支払いを立て替え払いし、後で会社にその支払いを請求・精算することをいいます。

例えば、「出張旅費」が該当します。
経費を立て替えた従業員が、領収書などを経理部門に提出するという流れが一般的です。

場合によっては、所定の書類を添付することもあるでしょう。
現金で都度精算することもあれば、給料支払いと共に一括精算することもあります。

精算方法は各企業により、さまざまなスタイルとなっています。

(2)経費精算は企業や従業員にとって負担?

経費精算は、どのような事業にも必須の業務といえます。

しかし、精算処理は面倒で手間がかかるため、後回しにされがちです。
溜めすぎた領収書を目の前に、ため息をついたことがある人も多いことでしょう。

経費精算が負担に感じるのには、下記の理由があります。

  • 領収書の日付や名前が正確でないといけない
  • 日常業務とは別の手間がかかる
  • 上司の承認が必要

例えば、営業職の人であれば領収書の入力や提出のために、会社でデスクワークにより作業をする必要が出てきます。
領収書の日付や目的など、正確に記すことが必要です。
承認をする上司が多忙であれば、承認をもらうまでの時間も考える必要が出てきます。。

2、経費精算をシステム化するメリット

負担が大きく、つい後回しにされがちな経費精算には、システム化が最適です。

(1)経費入力の効率化

クレジットカードやICカードと連結し、経費精算システムと連動させることで、面倒な入力の手間を省略することが可能です。

現金払いをしたときでも、紙の領収書を写真に撮るだけで、文字や数字を自動認識するOCR機能がついているシステムもあります。

クラウド化することで、経費精算処理のために会社に出社することなく、手元のスマホなどで簡単に処理ができたとしたら、多忙な社員にとってはありがたいことといえるでしょう。

(2)経費承認作業の手間と時間を省略

経費精算システムには、ワークフロー機能が連動しているものが多いのもメリットです。クラウド上で、承認業務が完結できます。

これまで、紙の書類を書いて押印を求めていたような手間を考えると、格段にスムーズな流れとなります。

例えば、上司が出張中だったり、本人が会社に立ち寄れなかったりしても、お互いに手元のスマホで承認処理を行うことができます。

(3)経費の見える化

「経費の使い方は本当に有効なのだろうか……」と、確認したい経営者の人も多いことでしょう。

しかし、日常業務に時間を取られ、データ抽出や分析まで手が回らないことも多いのではないでしょうか。

経費精算システムには、「経費分析システム」と連動しているものもあります。
日常業務の時間を減らし、経費が見える化されることで経費の分析に時間を割くことができるため、今後のビジョンがより具体的に見えてくるでしょう。

3、経費精算をシステム化する際の注意点

経費精算システム化にはメリットがたくさんある一方、導入にあたって注意が必要な点もあります。
後で悔やむことのないよう、導入前に確認しておきましょう。

(1)経費がかかる

システム導入には、経費がかかります。
初期費用はもとより、クラウド化を選択した場合は、月々の出費が続くこととなります。

費用対効果を考慮し、本当に導入すべきか事前の検討が必要です。

(2)社員への浸透に時間がかかる

スマホを利用しての精算は非常に楽で便利ですが、全ての社員がすぐに対応できるかどうかは別問題です。

今までのやり方に慣れている社員からは、導入反対の声もあがる可能性もあります。
スマホが苦手な社員への対応、研修時間についても検討しておくと安心です。

(3)既存システムとの連動

会計ソフトや自社開発のソフトなど、現在利用中の既存システムがあることも多いでしょう。
その場合、導入システムとのスムーズな連動がで可能なのかについても、事前の確認が必要です。

4、経費精算システム導入にあたってのチェックポイント

システム導入前に、下記の5つのポイントを確認しておくと安心です。

(1)コスト面

システム導入には、初期費用及び月々のコストがかかります。

クラウドタイプであれば、初期費用は無料のものも少なくありません。
月額料金は社員数に応じて変更するタイプのものもあります。

今後経営を拡大し、従業員が増加する見込みがある場合などは、増員時のコストを算出した上で導入の是非を検討する必要があるでしょう。

(2)入力の効率化

現在、事務処理に時間がかかっているものについて、システム導入によってどれほど改善・効率化できるか事前に検討しましょう。

①経理の入力の効率化

既に会計システムを利用している場合は、連動がスムーズなものを導入しましょう。
自動仕訳と連動させることで、経理の効率化に繋がるでしょう。

後に紹介するワークフロー機能や、各種カードと連動させることでも、経理の業務負担量を軽減できます。
現状のどの部分を効率化したいのか把握することが、システム選びのポイントとなります。

②経理部門以外の部署における入力の効率化

領収書のOCR読み取りが可能なものであれば、入力の手間を省くことが可能です。

しかし、全てを確実に読み取るわけではないので、確認が必要であることを周知徹底する必要があります。

さらに高精度な機能を求める場合には、オペレーターによる入力代行を実施しているものもあります。
予算と作業負担とのバランスを見ながら、必要に応じて導入を検討すると良いでしょう。

(3)ワークフロー機能

申請・承認がクラウド上で完結すると、出社することなく、スマホだけで申請・承認の処理ができるようになります。
申請や承認が必要な決済処理のスピードも、大幅にアップします。

現在、ワークフロー機能を導入していないのであれば、経費精算システムと共に導入することで、さらなる効率化に繋がるでしょう。

ただし、社内の承認フローの現状とシステムとが合致しているかどうかの確認が必要です。

(4)カード決済との連動

交通系ICカードと連動している経費精算システムは、多数あります。
カードをかざすだけで、定期区間や乗降者履歴が把握可能です。
上記のようなシステムを利用することで、申請業務の圧倒的な負担削減に繋がるでしょう。

カード決済と連動していれば、不正使用の防止や、申請の誤りを避けることもできます。
経費に関するチェックの手間を省略でき、経理業務の効率化に繋がります。

法人用クレジットカードの導入を検討しているのであれば、カード決済との連動機能があるものを選ぶと良いでしょう。
カード決済との連動機能のあるものの導入を検討する場合、導入しようとしている法人用クレジットカードが対応可能かどうか、事前確認が必要です。

(5)既存システムとの連携

データ入力の手間を省略することで、ミスの防止に繋がります。
業務効率化の観点からも、システム同士の連携は欠かせません。

連携をチェックするときは下記の点に注目しましょう。

  • 同シリーズの連携
  • API連携
  • CSV連携

同シリーズのシステムであれば、連携はスムーズです。API連携やCSV連携であっても、入力負担の軽減に繋がります。

システムの中には、経理業務に必要最低限の項目だけが抜き出せるものと、より幅広い項目が抜き出せるものとがあります。

自社にとって必要な項目は何か、その連携が可能なシステムはどれか、という事前確認が必要です。

5、経費精算システムおすすめ5選

経費精算システムの中から、特におすすめのものを5つ紹介します。どれも、申請や承認が手元のスマホから簡単に行えるものばかりです。

(1)Concur Expense

多言語や多通貨への対応が充実しており、グローバル展開している企業におすすめなのが、「Concur Expense」です。

連携できるシステムの中に出張手配機能があるので、出張の多い企業は候補の一つとして導入を検討すると良いでしょう。
「中小企業向け」と「大企業向け」の2プランがあるため、自社に合うプランを選択できます。

中小企業向けプラン「Concur Expense Standard」の料金は、初期費用無料で月額料金29,000円から、50ユーザーからの利用が可能です。

なお、中堅・大企業向けプランである、「Concur Expense Professional」の料金は、初期費用、月額料金ともに問い合わせが必要です。

(2)マネーフォワードクラウド経費

申請者の負荷の軽減を図り、現場での使いやすさにこだわっているのが「マネーフォワードクラウド経費」です。

特に、シリーズとしてまとめて利用できるパックプランを使うことで、経理関係の業務を大幅に効率化できます。

小規模事業者向けのスモールビジネスプランは、年額料金35,760円からです。
中小企業向けのビジネスプランは、年額料金59,760円からとなっています。

(3)eKeihi

eKeihi」は、クラウド版とオンプレミス版の二種類が用意されています。

クラウド版は初期費用0円からですが、オンプレミス版は65万円からとなっています。
提供タイプを途中で乗り換えることが可能なので、クラウド版とオンプレミス版でお悩みの場合、選択肢の1つに加えましょう。

サポートの中に、メールやチャットに加えて訪問サービスがあるのも特徴です。

(4)jinjer経費

勤怠、人事、労務管理、給与管理システムなどと連携できるのが「jinjer経費」です。

人事に関する業務を一元管理したい場合に検討すると良いでしょう。
経費精算だけであれば、1人当たり500円の低コストから利用できます。

サポートプランにより初期費用が異なるため、必要に応じたプランを選ぶことができ無駄がありません。

(5)楽楽精算

経費精算業務をシステム化したいけれど、現状から大きく変えるのは不安だし、何をしたらよいかわからない場合におすすめなのが、「楽楽精算」です。

初期費用が必要ですが、導入から運用に至るまで、幅広いサポートがあるので安心して依頼できます。

通常料金は、初期費用が10万円から、月額料金が3万円からです。月額料金は従業員数による従量課金となります。

まとめ

いかがでしょうか。
本記事では、経費精算のシステム化について紹介しました。

日常業務の負担減や、さらなる事業発展のための足がかりの1つとして、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

経費精算システムを含めた、バックオフィス業務の効率化についてお悩みのことがあれば、ぜひ税理士へご相談ください。

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この記事の監修者

荒井悠輔
荒井 悠輔

税理士法人ベリーベスト 経営企画室シニアマネージャー
株式会社ベリーベストサポートオフィス 代表取締役
資格の大原税理士講座簿記論講師、
文化服装学院ファッション流通高度専門士課タックスアカウンティング講師を務める。
筑波大学大学院において、法人税法及び国際税務を研究し、修了。
現在は経営企画、セミナー、講師、論文・記事の執筆を中心に活動を行っている。