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TAX&ACCOUNTING MALL経理/会計出張費は企業にとって不利益ばかりでもない?メリットと出張旅費規程とは
2021.11.26 / 更新日:2021.11.25

出張費は企業にとって不利益ばかりでもない?メリットと出張旅費規程とは

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「従業員の出張が増え、費用が増加している…」
「そもそも出張費のなかに何が含まれているのか知らない…」

と、お悩みの方もいらっしゃるではないでしょうか。

今回は、出張費の概要について説明したうえで、

  • 出張費における勘定項目
  • 出張費の相場
  • 出張費を設けるメリット

について解説していきます。

あわせて、出張旅費規程を定めるときのポイントについても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

出張費の増加で頭を悩ませている方にとって、本記事が少しでも参考になれば幸いです。
社員が安心して出張できるように、規定を明確に定めましょう。

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1、出張費とは

出張費とは、企業の役員や従業員が、遠隔地に出張する際にかかる費用のことをいいます。

本章では出張費の定義について解説したうえで、以下の項目について詳しく説明していきます。
出張費の目的
出張手当と出張経費の違い

(1)出張の定義

そもそも、出張の定義を明確に定めている企業は、あまり多くありません。
一般的に出張とは、役員や従業員が一日以上にわたって、普段の勤務地とは別の場所へ仕事の目的で訪問することです。

出張費は、あくまでも業務の目的にかかる費用に限るため、友人との会食などプライベートの用事にかかった費用は含まれません。

(2)出張費の目的

企業が役員や従業員に対して出張費を支給する目的は、以下のような出張にかかる負担を免除するためです。

  • 食事代
  • 移動代
  • 宿泊代

従業員に対して、突然、自己負担での出張を依頼した場合、納得してもらうことは難しいでしょう。

従業員全員が金銭的な自己負担なく安心して出張できるように、出張費が支給されるのです。

(3)出張手当と出張経費の違い

出張手当とよく似ている表現として、「出張経費」があります。

「出張手当」とは、主に食事代などの諸費用をまかなう目的で支給される金銭補助のことです。
出張は、労働時間が長くなった場合であっても、残業代が支給されないことが多く見受けられます。
諸費用の中には、出張に関する精神的・身体的負担に対するものも含まれています。

一方、「出張経費」とは、主に出張にかかる移動費や宿泊代などの諸費用のことです。
出張手当と比べて、出張経費は「出張に行く際に必ずかかる費用」といえます。

2、出張費における勘定項目とは

出張費における勘定項目は、以下のとおりです。

  • 旅費交通費
  • 会議費
  • 交際費
  • 役員報酬

それぞれの項目について、詳しくみていきましょう。

(1)旅費交通費

旅費交通費とは、役員や従業員が出張する際にかかる交通費のことです。

例えば、新幹線代や飛行機代のなどの高額な費用から、タクシー代や電車代、駐車場代など少額な費用まで、出張のために利用した交通機関の費用のことをいいます。

(2)交際費

交際費とは、役員や従業員が取引先とのお付き合いや交渉のために支払われる経費のことをいいます。

取引先や新規クライアントなどに対して、出張の際に先方とお付き合いをした費用を含みます。
例えば、以下のような費用があります。

  • 接待のための飲食費
  • お中元などの贈答費
  • 香典などの慶弔費 など

(3)会議費

「会議費」とは、役員や従業員が出張先での打ち合わせのために使用した費用のことです。
例えば、会議の際に提供するドリンク代や食事代などが含まれます。

(4)役員報酬

「役員報酬」とは、役員に対して支払われる給料のことです。
役員が出張した際の費用は、旅費交通費あるいは役員報酬のどちらかで計上されます。
旅費交通費として計上するためには、社内で出張旅費規程を明確に定め、実行する必要があります。

3、出張費の相場とは

前章では、出張費における勘定項目について解説してきました。
本章では、国内と海外における出張費の相場について、紹介していきます。

(1)国内での出張費の相場

国内における出張には、日帰りと宿泊出張に区別できます。
さらに、役職によっても相場が異なります。
それぞれの相場について、みていきましょう。

①日帰り出張の相場

日帰り出張の相場は、以下のとおりです。

一般社員の場合 部長の場合 役員の場合
出張手当 約1,900円 約2,500円 約4,500円

②宿泊出張の場合

宿泊出張の場合は、出張手当と宿泊費に分けられます。
それぞれの相場は、以下のとおりです。

一般社員の場合 部長の場合 役員の場合
出張手当 約2,200円 約2,800円 約4,700円
宿泊費 約8,000
~9,000円
約10,000円 約12,000
~16,000円

(2)海外での出張費の相場

海外における出張費は、国内に比べて高額です。
また、渡航先によって支給金額が異なります。

①北米やヨーロッパ圏への出張の場合

北米やヨーロッパ圏への出張の場合の相場は、それぞれ以下のとおりです。

一般社員の場合 部長の場合 役員の場合
出張手当 約4,500
~5,000円
約5,500
~6,000円
約7,000
~7,500円
宿泊費 約14,000円 約15,000
~16,000円
約18,000円

②アジアやオセアニア圏への出張の場合

アジアやオセアニア圏への出張の場合の相場は、それぞれ以下のとおりです。

一般社員の場合 部長の場合 役員の場合
出張手当 約4,000
~4,500円
約5,000
~5,500円
約6,500
~7,000円
宿泊費 約12,000円 約13,000円 14,000円

 

4、企業が出張費を設けるメリットとは

前章までは、国内と海外における出張費の相場について解説してきました。
本章では、企業が出張費を設けるメリットについて紹介していきます。

メリットは、以下のとおりです。

  • 企業ならびに従業員の節税対策
  • 出張費の使い過ぎを防げる

それぞれの項目について、詳しくみていきましょう。

(1)企業ならびに従業員の節税対策

出張費を設けることは、従業員だけでなく企業にとっても節税効果があります。
出張費が経費として支給されるため、損金に算入することができます。

全額経費での精算になることで、企業にとっては法人税の節税となり、従業員にとっては所得税や住民税の節税につながるため、税負担の上昇を抑えることができます。

適正な出張費を経費計上するためにも、出張旅費規程を定めておきましょう。

(2)出張費の使い過ぎを防げる

出張にかかる旅費交通費や交際費などの費用は、あらかじめ経理が手配したり、出張者が立て替えたりすることが一般的です。
そして、出張から帰ると、領収書を提出し精算する作業が発生します。

従業員の中には、出張費を偽って申請する人もいるため、不正かどうかチェックする必要があります。
出張する度に、上記のような面倒な作業が発生することは、経理側にとっても手間ですよね。

そこで、あらかじめ出張旅費規程に定められておけば、出張費が規定から逸脱しているか許容範囲内かを判断することが可能です。
前もって大幅な出張費の使い過ぎを防ぐことができるため、出張旅費規程は定めておきましょう。。

5、出張費の払いすぎには注意!出張旅費規程を定めるときのポイントとは

前章では、企業が出張費を設けるメリットについて解説してきました。
特に、「(2)経理の事務作業削減」では、「出張旅費規程」を定めることで、経理部の事務作業削減につながるということを説明しました。

具体的に、「出張旅費規程」とはどのようなものかご存知でしょうか。

本章では、出張旅費規程を定めるときのポイントについて解説していきます。
以下のとおりです。

  • 出張の定義を明確にする
  • 妥当な金額を設定する
  • 社内全員に浸透させる

それぞれの項目について、詳しくみていきましょう。

(1)出張の定義を明確にする

まず、出張費を支給するためには、どこまでを出張と定義するのかを定める必要があります。

一般的には、出張先までの距離で判断することが多く、例えば、片道100Km以上かどうかで区別している企業もあります。

出張旅費規程は、役員だけでなく、従業員全員に適用されなければなりません。
非正規雇用者などが出張する可能性がある場合は、別途記載しておきましょう。

出張の定義を明確にしておくことで、不正な出張費申請を防げます。

(2)妥当な費用を設定する

企業によって、出張費の金額が異なるため、適正な金額設定をしましょう。

ポイントとしては、

  • 同業を参考に、出張費を設定する
  • 経営者側と従業員側の意見をすり合わせる

以上のことが重要になります。

客観的に捉えることで、妥当な金額を設定できます。
出張費の払いすぎには、十分注意しましょう。

(3)社内全員に浸透させる

出張旅費規程を定めたからといって、満足してはいけません。

新しい規定を定めた後は、従業員全員に周知させ、浸透させる必要があります。
なぜなら、従業員が活用できて初めて、出張旅費規程を定めた効果が見えてくるからです。

従業員全員が、出張に対する不満を持つことなく、安心して業務に取り組める環境を構築しましょう。

まとめ

今回は、出張費の相場やメリット、ポイントについて解説してきました。
企業の会計業務を簡略化するためにも、「出張旅費規程」を定めておく必要があります。

しかし、出張旅費規程の作成は簡単そうに見えて、非常に大変な作業になります。

この記事を参考に、適正な出張旅費規程を定めて、企業の節税対策を進めていきましょう。
従業員が安心して出張できる規定を目指せるとよいですね。

出張費に限らず、会社経営について不安や疑問がある場合には、税理士への相談がおすすめです。

出張費に関して、税理士へ相談・依頼することで、

  • 自社に適した出張旅費規程作成のアドバイス
  • 節税対策の指導等
  • 事務作業軽減のための対応等

などのサポートが可能です。

他にも、経理・会計や税金の面での支援も可能となります。
不安があったら、気軽に税理士へ相談しましょう。

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この記事の監修者

荒井悠輔
荒井 悠輔

税理士法人ベリーベスト 経営企画室シニアマネージャー
株式会社ベリーベストサポートオフィス 代表取締役
資格の大原税理士講座簿記論講師、
文化服装学院ファッション流通高度専門士課タックスアカウンティング講師を務める。
筑波大学大学院において、法人税法及び国際税務を研究し、修了。
現在は経営企画、セミナー、講師、論文・記事の執筆を中心に活動を行っている。