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TAX&ACCOUNTING MALL経理/会計領収書の再発行は困難!?領収書を紛失した際の対処法と対策を解説!
2022.6.24 / 更新日:2022.06.22

領収書の再発行は困難!?領収書を紛失した際の対処法と対策を解説!

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領収書って再発行可能なのかな……。

経営者や経理担当者のなかに、領収書を紛失してしまい、焦ったという経験をした方はいらっしゃいませんか?

領収書は、経費精算に必ず使う重要書類であり、大切に保管しておく必要があります。
万が一、領収書を紛失してしまったということになったら……当然焦りますよね。

しかし、領収書を紛失してしまうことも、決して少なくありません。
領収書を紛失した場合、「領収書は再発行してもらえるのでは?」ということが頭に浮かぶかと思います。

領収書の再発行は、実際に可能であるのか気になるところですよね。

今回は、

  • そもそもなぜ領収書は重要なのか
  • 領収書の再発行はできるのか
  • 領収書を紛失した場合の対処法
  • 領収書を無くさないための対策

について解説します。

本記事を参考にしていただければ、領収書の再発行ができるかどうかだけでなく、領収書の扱いについての知識が深まる内容となっています。
最後まで読んでいただければ幸いです。

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1、領収書の再発行について知る前に|そもそも領収書とは

本章では、領収書の再発行について知る前に、そもそも領収書とはどういうもので、どのような役割を果たすものなのかについて解説します。
「領収書がないとどうなってしまうか」がわかれば、領収書の重要性を知ることができるでしょう。

(1)領収書とは

領収書とは、商品やサービスに対して、支払者が代金を支払ったことを証明する書類です。
領収書は、代金の受取人にとっても、「支払者から金銭を受け取った」ということを証明する書類になります。
領収書に記載しなければいけない事項は、6つあります。

  1. 日付
  2. 宛名
  3. 但書
  4. 金額
  5. 発行者名・所在
  6. 収入印紙(金額50,000円以上の場合に限る)

支払いの根拠となる領収書の役割としては、次の通りです。

  • 支払・受取証明
  • 経費精算に必要
  • 確定申告や年末調整、各種控除申請時に必要
  • 二重請求の防止
  • 経費の明示
  • 税務調査の対応

領収書には、単なる支払いの証明だけではなく、その他にも公的な役割があることから、領収書がいかに重要であることがおわかりいただけるのではないでしょうか。
領収書の重要性については、次の項目で詳しく解説します。

(2)領収書の重要性|ないとどうなるのか

前提として、領収書は、次のとおり「保存義務」が課せられています。

  • 法人・個人事業主の青色申告者:7年間
  • 個人事業主の白色申告者:5年間

保存義務が決まっていても、領収書を誤って捨ててしまったり、紛失してしまったりする可能性もあるでしょう。

しかし、領収書がない場合には、重要な問題を引き起こす可能性があります。

領収書がない場合に、税務署に否認される可能性がある問題としては、以下の通りです。

  • 各種控除申請ができない
  • 確定申告で経費に計上することができない
  • 税務調査が入った場合、経費の明示ができない

領収書は非常に重要書類のひとつですので、保管には細心の注意を払いましょう。

2、領収書の再発行は可能なのか

前章では、領収書の概要および領収書の重要性について解説しました。
領収書の重要性がわかったところで、もし領収書を紛失してしまった場合は、領収書を再発行してもらいたいと考えるところです。

実際、領収書の再発行は可能なのでしょうか。

(1)領収書の再発行は可能?

結論から言うと、「領収書の再発行は難しい」です。

領収書の再発行が難しい理由としては、次の2つ挙げられます。

  • 領収書の発行者は、領収書の再発行の義務は存在せず、手間がかかる領収書の再発行を拒否することができる
  • 二重で発行した場合、経費を余分に計上するなどの不正利用されるケースがある

ただし、新幹線や飛行機などの公共交通機関の利用でその金額が高額になる交通費は、利用日の半年から1年以内に一定の手続きすれば、再発行を受けることができます。

(2)領収書再発行の交渉・手順

前項で、領収書を再発行することは難しいと説明しました。

しかし、紛失した事実を説明して、相手から理解・承認を得た場合には、再発行してもらえることもあります。
紛失したことがわかったら、すぐに発行者に再発行の依頼をしましょう。

領収書の再発行の際に準備するものとして、支払ったことを証明できるものが必要です。
代表的な例としては、クレジットカードの明細書や電子決済の履歴などがあります。

3、領収書がない場合の対処法

領収書を紛失してしまい、領収書の再発行を断られてしまった場合には、どうすれば良いのでしょうか。
本章では、領収書がない場合の対処法について解説します。

今回紹介する対処法は、以下の通りです。

  • レシートがないか確認
  • 出金伝票に記録
  • 支払い証明書や販売証明書を依頼する

(1)レシートがないか確認

領収書の発行依頼をし忘れていて、そもそも領収書がない場合もあるかもしれません。
そんな時は、取引のレシートがないか、確認しましょう。
レシートは、取引した日付や金額、発行元の所在などがわかるため、経費精算に使用しても問題ありません。

レシートも証拠証憑としての役割を果たすため、領収書の代わりになります。

レシートは、支払の明細がわかりやすいですが、感熱紙を使っていることが多いため時間の経過により文字が消えてしまいます。 手書きの領収書の場合、時間の経過により文字が消えることはないため、領収書の方が保存性が高いということを覚えておきましょう。

(2)出金伝票に記録

領収書の他にも、領収書が発行されない自動販売機や交通費などの支払いにも活躍するのが「出金伝票」への記録です。

出金伝票には、次の4項目を必ず記載しましょう。

  1. 支払先名称
  2. 日付
  3. 金額
  4. 内容(領収書で但書に該当する部分)

しかし、自分で記載している点と、レシートと同様に宛名がない点から、信用性は領収書からだいぶ劣ります。
出金伝票が、必ずしも経費として認められるとは限りません。

税務調査があった場合、出金伝票に記載しても、税務署から支払先に対して、支払事実の確認行為が行われることもしばしばあります。

(3)支払証明書や販売証明書の発行を依頼する

支払証明書や販売証明書など、領収書とは別の支払証明書類があれば、領収書の代用となります。

事業者によっては、支払証明書や販売証明書など、領収書の代用となるものの発行に対応しています。
領収書の再発行ができない時には、支払証明書や販売証明書の発行を依頼しましょう。

4、領収書を紛失しないための対策

領収書を紛失することがなければ、トラブルが引き起こることはありません。
本章では、領収書を紛失しないための対策を解説します。

主な対策としては、以下のようなことが挙げられます。

  • 現金で決済しない
  • 領収書の電子化
  • 税理士に依頼

(1)現金で決済しない

領収書を紛失しないための対策としては、そもそも現金で決済しないという方法が挙げられます。
「領収書がなくても支払ったことを証明できる決済方法」をあらかじめ選択することで、領収書を紛失しても、証明書類が存在するため、経費として認められます。

現金で決済しないことで、領収書によるトラブルを未然に防ぐことが可能です。
具体的に、領収書がなくても支払ったことが証明できる決済方法は、

  • クレジットカードの利用
  • 銀行振り込み
  • 電子決済の利用

などが挙げられます。

クレジットカードなら、必ず利用明細書が発行されます。
銀行振り込みや電子決済では、必ず取引履歴が残るため、支払いを証明できるのです。

以上に挙げたように、領収書を紛失しても、必ずどこかで支払証明ができる方法での取引を選択することが、紛失対策においては重要です。

(2)領収書の電子化

次に、領収書の紛失対策に挙げられる方法としては、「領収書を電子化すること」です。

電子化することで、保存期間が定められている領収書の管理について、大幅に負担を軽減させることが可能です。

領収書を電子化することによって得られるメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

  • 領収書を紛失することがなくなる
  • 紙の劣化がなくなる
  • 検索機能で調べたい取引をすぐに見つけることができる
  • いつでもどこでもスピーディーに経費確認が可能
  • 保管スペースを削減できる
  • 経費計算まで行ってくれるサービスがある

領収書の紛失が多く困っている方は、一度領収書の電子化を検討してみるのはいかがでしょうか。

(3)税理士に依頼

領収書の紛失対策として、最も安全な方法と言えるのが、税理士に領収書の保管から経費の計算まで依頼することです。
領収書をもらったら、その場で税理士に送付すれば、後はやることはありません。

電子化を導入しようか迷っている企業も、税理士に相談することをおすすめします。
電子化などの最先端のツールに知見がある税理士に相談すれば、自社に合った領収書の保管ツールを教えてもらえるでしょう。

まとめ

領収書は紛失する方も多いと思いますが、再発行することは困難ということがわかりました。

領収書を紛失すると、重大なトラブルを引き起こす危険性も存在します。
そのため、領収書の保管には十分に注意をしたいところです。

領収書の保管方法など領収書関連で悩みがある場合は、一度税理士に相談してみてはいかがでしょうか。
税務のプロである税理士に相談すれば、会社に合った領収書の扱い方法を提案してくれるでしょう。

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この記事の監修者

荒井悠輔
荒井 悠輔

税理士法人ベリーベスト 経営企画室シニアマネージャー
株式会社ベリーベストサポートオフィス 代表取締役
資格の大原税理士講座簿記論講師、
文化服装学院ファッション流通高度専門士課タックスアカウンティング講師を務める。
筑波大学大学院において、法人税法及び国際税務を研究し、修了。
現在は経営企画、セミナー、講師、論文・記事の執筆を中心に活動を行っている。